Alle Aktivitäten werden österreichweit durch die Konferenz der Pfarrgemeinderats-ReferentInnen der jeweiligen Diözese koordiniert. Diese Gruppe ist für die Vorbereitung aller Unterlagen, das Finden von Synergien und die Koordination österreichweiter Aktionen verantwortlich. Die Abwicklung der Wahl selbst obliegt jeder Diözese.